Décrivez les objets, les champs et les contrôles prévus ; distinguez le transfert des données, leur nettoyage et la reprise de l’historique.
Inventorier les sources avant de parler de transfert complet
Demandez où se trouvent les données : tableau, logiciel, dossiers ou plusieurs espaces. Identifiez les sources qui font référence pour chaque information. Une liste de contacts peut être à jour dans un outil alors que les coordonnées de facturation sont conservées ailleurs. Sans cette répartition, vous risquez de migrer une version ancienne ou de créer des doublons.
Examinez un échantillon qui couvre plusieurs cas, et pas uniquement les lignes les mieux remplies. Cherchez une fiche complète, une fiche partielle, un doublon et une information au format différent si ces situations existent. L’échantillon ne prouve pas l’état de toute la base, mais il aide à identifier le travail de préparation à décrire dans la proposition.
Nommer les objets et les champs repris
Séparez les catégories de données : contacts, adresses, produits, documents ou paiements selon la mission réelle. Pour chaque catégorie, listez les champs retenus et la manière de les rapprocher de la destination. La reprise des clients ne signifie pas automatiquement la reprise de leurs pièces jointes, de toutes les notes ou de tous les anciens documents.
Précisez les informations qui resteront en archive dans leur format d’origine. Un historique peut devoir être consulté sans être recréé dans le nouvel outil. Le client doit comprendre la différence entre rendre un ancien document accessible et le reconstruire comme un objet actif. Ces deux approches demandent des préparations et des contrôles différents.
Un cas fictif de reprise d’un fichier de contacts
Une prestataire doit préparer la reprise de trois cents contacts depuis deux tableaux. Le périmètre retient le nom, l’entreprise, l’adresse professionnelle et le courriel. Les commentaires libres et les anciens échanges restent hors du transfert. Une règle de rapprochement est préparée pour les contacts présents dans les deux fichiers, puis examinée avec le client.
L’échantillon révèle que certaines adresses sont écrites dans une seule cellule. La proposition distingue donc la préparation de ces champs et la reprise des données structurées. Elle ne présente pas l’opération comme un simple déplacement de fichier. Les trois cents contacts constituent un volume de travail fictif utilisé pour expliquer le cadrage, sans promesse de temps universelle.
Distinguer nettoyage et décision sur les données
Certaines opérations peuvent être définies objectivement, comme retirer un espace superflu ou séparer un champ selon une règle confirmée. D’autres demandent un choix : conserver un contact, décider quelle adresse est actuelle ou interpréter une note. Attribuez ces décisions au bon interlocuteur. Le prestataire ne doit pas inventer une information manquante pour rendre la base apparemment complète.
Préparez une liste des anomalies à soumettre au client et un format de réponse simple. Vous pouvez aussi convenir des cas qui resteront inchangés ou qui seront laissés de côté dans une première reprise. L’important est de rendre ces décisions visibles, plutôt que de mélanger données corrigées, supposées et abandonnées sans distinction.
Prévoir une reprise d’essai et des vérifications
Avant le traitement complet, réalisez un essai adapté aux moyens et au périmètre prévus. Comparez les champs, les caractères, les nombres et quelques cas particuliers. Un nombre de lignes identique ne garantit pas une reprise correcte si les colonnes sont décalées. Définissez donc ce qui sera vérifié au-delà du simple comptage des enregistrements.
Décidez aussi comment les nouvelles modifications de la source seront gérées pendant la préparation. Si le client continue à éditer deux fichiers différents, il faut savoir lequel fait référence au moment retenu. Un point de gel ou un suivi des changements peut être nécessaire selon le projet ; décrivez la méthode choisie plutôt que de supposer que la base restera immobile.
Documenter ce qui a été repris et ce qui reste en archive
La remise peut inclure un récapitulatif des catégories traitées, des volumes et des anomalies encore ouvertes. Indiquez l’emplacement des archives conservées par le client et les fichiers préparés. Organisez les accès et les copies avec la personne responsable du dossier, en évitant de garder des informations sans utilité après la prestation selon votre organisation convenue.
Ce cadrage décrit une prestation de migration en général. Bilyo permet des exports CSV et PDF, mais ne doit pas être présenté comme un outil d’import automatique ou de transfert intégral d’historique. Si vous préparez une transition vers Bilyo, vérifiez séparément la saisie réellement nécessaire et les anciens documents qui resteront dans vos archives.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.