À retenir

Archivez d’abord, fixez une date de bascule et contrôlez les soldes. Bilyo ne propose pas d’import automatique depuis Bexio ou un autre logiciel.

Récupérer ce qui explique votre activité

Téléchargez les PDF des documents émis, les exports disponibles, les coordonnées clients et les éléments de suivi des paiements. Vérifiez que vous pouvez ouvrir ces fichiers après téléchargement. Une liste de liens qui renvoie vers un compte fermé ne constitue pas une archive utilisable.

Classez les fichiers par exercice et par type de document. Si une fiduciaire utilise votre ancien outil, convenez avec elle des données à conserver et des conditions de maintien de son accès. Ne résiliez pas votre abonnement avant d’avoir confirmé cette récupération.

  • Factures et avoirs émis, avec leurs références.
  • Devis encore en discussion et accords correspondants.
  • Paiements partiels, soldes ouverts et dates promises.
  • Clients actifs et contacts de facturation.

Choisir une date et une règle de numérotation

Décidez à partir de quel jour les nouveaux documents seront préparés dans le nouvel outil. Notez la dernière référence utilisée dans l’ancien. Le but est de distinguer les séries sans attribuer deux fois la même référence à des documents différents.

Dans Bilyo, le numéro est attribué à l’émission, pas au brouillon. Vérifiez le préfixe de votre entreprise avant la première émission. Un ancien PDF ne doit pas être recréé comme une nouvelle facture uniquement pour le faire apparaître dans une nouvelle interface.

Journal de bascule fictif
Date de bascule : 1er novembre 2026
Dernière facture de l’ancien outil : ANCIEN-2026-0042
Nouvelle série à contrôler : NOV-2026-…
Responsable de la reprise : [nom]
Archives vérifiées : [date]

Traiter séparément les factures encore ouvertes

Préparez un tableau qui relie chaque ancienne facture à son total, aux versements constatés et au solde. Gardez une colonne pour le logiciel dans lequel vous poursuivez le suivi. Cette étape évite d’envoyer une relance depuis deux outils pour le même document.

Désactivez les automatismes de l’ancien système quand leur suivi a été transféré. Dans le nouveau, ne lancez aucune relance tant que les paiements et les destinataires n’ont pas été contrôlés. Une migration est un bon moment pour corriger les contacts obsolètes, sans réécrire les documents déjà émis.

Valider un premier dossier de bout en bout

Reprenez un client actif, préparez une nouvelle prestation en brouillon et contrôlez les informations d’entreprise. Téléchargez le PDF, relisez-le sur téléphone et vérifiez l’IBAN. Après la première émission réelle, gardez une trace de l’envoi et du paiement reçu.

Bilyo propose une reprise manuelle, pas une migration automatique Bexio. Si la ressaisie représente des centaines de dossiers ou si votre comptabilité dépend de l’ancien système, prévoyez cette charge avant de choisir. La facilité du premier écran ne suffit pas à évaluer le coût complet du changement.

Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.