Choisissez une méthode stable, attribuez le numéro au bon moment et conservez les documents qui expliquent une correction. Ces conseils organisent votre suivi ; ils ne définissent pas une obligation fiscale universelle.
Choisir un format lisible
Une référence courte est plus facile à dicter et à rechercher. Un format comme F-2026-001 permet de distinguer le type de document, l’année et un compteur. C’est un exemple de classement, pas un format imposé ni une garantie de conformité.
Évitez d’inclure le nom du client dans la référence : une correction de nom ne devrait pas vous pousser à renommer un document déjà émis. Les coordonnées du client ont leur propre place dans la facture.
| Exemple de référence | Usage possible |
|---|---|
| F-2026-001 | Première facture de votre série 2026 |
| D-2026-001 | Premier devis de votre série 2026 |
| AV-2026-001 | Premier avoir de votre série 2026 |
Séparer préparation et émission
Un document en préparation change souvent : ligne ajoutée, adresse corrigée ou remise revue. Lui donner immédiatement une référence définitive peut créer de la confusion si vous abandonnez la préparation.
Dans Bilyo, le brouillon reste modifiable et le numéro est attribué à l’émission. Le document émis conserve alors ses informations. Vous pouvez ainsi préparer plusieurs documents sans les présenter tous comme déjà envoyés au client.
Conserver la trace des corrections
Si une facture émise comporte une erreur, ne réutilisez pas simplement sa référence pour un autre client. Gardez le lien entre le document initial et sa correction pour que votre suivi reste compréhensible.
Une annulation dans Bilyo ne restitue pas une émission du quota Free. Un avoir est un document distinct ; il ne transfère pas d’argent et ne remplace pas un remboursement bancaire éventuel. Vérifiez votre situation avant d’agir sur une facture déjà réglée.
Changer de logiciel sans perdre le fil
Un changement de logiciel ne doit pas effacer votre historique de travail. Notez la date de transition et l’endroit où se trouvent les anciens dossiers. Cela facilite la réponse à une demande client plusieurs mois plus tard.
- Exportez les références et les PDF de l’ancien outil.
- Repérez la dernière facture émise et les paiements encore ouverts.
- Décidez quelle série sera utilisée pour les nouvelles émissions.
- Vérifiez que la première nouvelle référence ne sera pas confondue avec une ancienne.
- Conservez les anciens documents dans un emplacement organisé et protégé.
Une routine de contrôle chaque mois
Comparez les documents émis, les paiements enregistrés et les soldes encore ouverts. Recherchez les références inattendues, les doublons et les documents corrigés dont l’explication manque.
Vous pouvez exporter les documents et paiements de Bilyo en CSV et télécharger les PDF. Ces exports sont utiles pour les contrôles, mais ne remplacent pas à eux seuls une sauvegarde complète de toutes les données du compte.
Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.