Utilisez le devis pour présenter le travail envisagé, puis préparez la facture à partir des prestations réellement retenues. Gardez les échanges qui expliquent les changements.
Deux documents, deux moments de travail
Cette distinction décrit un flux de travail. Elle ne tranche pas la portée contractuelle d’un échange : celle-ci dépend notamment des termes du devis et de son acceptation. Si une mission comporte des engagements particuliers, faites vérifier vos conditions.
| Document | Usage pratique | À vérifier |
|---|---|---|
| Devis | Présenter le périmètre et le prix envisagés | Livrables, quantités, hypothèses et durée de validité |
| Facture | Présenter le montant demandé pour les prestations facturées | Prestations, coordonnées, total et échéance |
Préparer un devis exploitable
- Décrivez ce qui sera livré et ce qui ne fait pas partie de la proposition.
- Distinguez les forfaits des prestations facturées au temps passé.
- Indiquez les quantités, les prix et les hypothèses utilisées.
- Précisez les informations que le client doit fournir pour démarrer.
- Ajoutez une durée de validité et vos modalités convenues.
Identité visuelle — forfait CHF 1’200.00 Inclus : atelier de cadrage, deux propositions, une série de retours. Livrables : fichiers de logo et mini-guide d’utilisation. Toute demande supplémentaire fera l’objet d’un accord séparé.
Garder une trace de ce qui a été accepté
Rangez l’accord du client avec la version correspondante du devis. Si le périmètre change, écrivez ce qui est ajouté, le prix retenu et l’effet éventuel sur le calendrier. Le but est de pouvoir comprendre le dossier sans reconstituer toute la discussion.
Le statut « accepté » d’un logiciel aide à organiser le suivi. Il ne remplace pas à lui seul les preuves de l’accord du client. Dans Bilyo, vous enregistrez ce statut après avoir obtenu cet accord ; il ne s’agit pas d’une signature électronique du client.
Passer du devis à la facture dans Bilyo
Le devis accepté sert de point de départ à la création d’une facture. Vérifiez les lignes reprises, la date, les coordonnées et l’échéance. Une ligne issue du devis ne dispense pas de relire le document final.
Si seules certaines prestations sont facturées à ce stade, adaptez le brouillon pour refléter ce qui est effectivement demandé. Un numéro sera attribué à l’émission de la facture. Le devis conserve sa propre référence et son propre rôle dans le dossier.
Suivre ensuite le paiement, séparément
L’acceptation du devis, l’émission de la facture et la réception d’un virement sont trois événements différents. N’enregistrez un paiement qu’après avoir constaté sa réception. Pour un paiement partiel, saisissez le montant réellement reçu afin de suivre le solde.
Une routine simple consiste à revoir les devis en attente et les factures ouvertes chaque semaine. Vous identifiez ainsi les clients à recontacter, sans confondre une proposition encore en discussion avec une facture échue.
Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.