Préparer vos factures pour la fiduciaire : un dossier facile à reprendre

Demander le format et la fréquence attendus

Avant de créer votre classement, demandez à votre fiduciaire quels fichiers elle souhaite et à quel rythme. Certaines informations sont utiles chaque mois, d’autres lors d’une révision particulière. Un exemple d’export permet de valider ce qui manque avant d’accumuler une année de données.

Précisez quel outil reste la référence pour les documents émis et quel outil conserve les mouvements bancaires. Si vous facturez dans Bilyo et tenez la comptabilité ailleurs, cette séparation doit être comprise. Un état de facturation ne remplace pas les écritures ni leur contrôle.

Un dossier simple par période

Conservez les références dans les noms de fichiers et évitez les variantes comme « final », « final2 » et « vraiment-final ». Le PDF transmis au client doit pouvoir être retrouvé sans interpréter ces noms.

Une note courte peut expliquer les cas inhabituels : paiement partiel, correction, changement de client facturé ou règlement reçu sans référence claire. Ne modifiez pas les chiffres pour faire disparaître une exception ; documentez-la afin qu’elle puisse être examinée.

2026-10/
  factures-emises/
  avoirs/
  export-facturation.csv
  suivi-paiements/
  notes-exceptions.txt

Vérifier la cohérence avant transmission

Dans Bilyo, les paiements ne sont pas synchronisés avec votre banque. Préparez ce contrôle à partir de vos données bancaires avant de transmettre le suivi. Un fichier CSV propre n’est utile que si les données qu’il reprend sont à jour.

• Les documents émis de la période sont présents.
• Les avoirs sont rapprochables de leurs factures d’origine.
• Les paiements saisis correspondent à des versements constatés.
• Les soldes ouverts sont expliqués lorsque cela est nécessaire.
• L’export s’ouvre et ses colonnes sont compréhensibles.
• Les brouillons ne sont pas présentés comme des factures émises.

Partager les accès avec une règle claire

Évitez de partager votre mot de passe personnel. Si vous utilisez un accès d’équipe, choisissez le rôle adapté et confirmez avec la personne ce qu’elle peut consulter ou modifier. Pro inclut cinq personnes, propriétaire compris, avec des rôles collaborateur ou lecture seule.

Un accès à Bilyo donne accès à l’espace partagé de facturation ; il ne crée pas une connexion comptable automatique avec le logiciel de la fiduciaire. Vérifiez ensemble que cet accès répond à son besoin, ou transmettez les fichiers attendus par le canal convenu.