Donnez à chaque personne un compte et un rôle adaptés. Bilyo Pro inclut cinq personnes, propriétaire compris ; il ne propose pas de circuit formel d’approbation à plusieurs niveaux.
Définir le relais entre les personnes
Décrivez le parcours de votre entreprise avant de créer les accès. Qui prépare les lignes ? Qui confirme le périmètre ? Qui envoie le document ? Qui met à jour les règlements ? Une même personne peut remplir plusieurs rôles, mais chaque étape doit avoir un responsable identifiable.
Gardez les brouillons pour les documents en préparation. Avant l’émission, convenez d’un contrôle du client, du montant et de l’échéance. Bilyo ne propose pas de workflow d’approbation formel ; votre équipe doit donc conserver sa règle de validation dans son organisation.
Préparation : la personne qui suit la mission Relecture : la personne responsable du client Émission et envoi : après accord interne Paiements : la personne qui consulte les virements reçus Abonnement et invitations : propriétaire de l’espace
Choisir les droits nécessaires
Utilisez la lecture seule lorsqu’une personne a seulement besoin de consulter. Ne donnez pas des droits de modification pour résoudre un problème ponctuel de partage d’un PDF. Les comptes individuels permettent aussi de retirer un accès sans changer le mot de passe de toute l’équipe.
| Rôle Bilyo | Usage à organiser |
|---|---|
| Propriétaire | Gestion de l’espace, de l’abonnement et des invitations |
| Collaborateur | Travail sur les clients, documents et paiements selon les droits de l’application |
| Lecture seule | Consultation sans modification des données |
Les limites de l’espace partagé
Pro coûte 39 CHF par mois et inclut cinq personnes au total, propriétaire compris. Il reprend les fonctions Plus et permet de retirer la signature Bilyo des documents. Les invitations sont envoyées par e-mail ; vérifiez donc l’adresse du destinataire avant de lancer l’accès.
Free et Plus ne donnent pas les accès employés de Pro. Après la fin des droits Pro, les employés ne peuvent plus ouvrir l’espace partagé. Avant un changement d’offre, prévoyez comment le propriétaire reprendra les tâches et conservera les informations utiles.
Une revue régulière des accès et documents
Les paiements restent manuels : deux personnes qui consultent le même virement doivent savoir qui l’enregistre. Une courte note de référence et une routine de contrôle évitent qu’un partage d’accès produise des doublons au lieu de simplifier le travail.
- Retirez les accès qui ne sont plus nécessaires.
- Vérifiez les invitations envoyées à des adresses erronées.
- Gardez une règle commune pour les descriptions et les références.
- Évitez de saisir deux fois un même paiement.
- Désignez la personne qui relit les brouillons avant émission.
- Informez l’équipe des changements d’offre et d’organisation.
Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.