À retenir

Enregistrez chaque versement constaté avec sa date et sa référence. Relancez uniquement le solde vérifié, en tenant compte des éventuels avoirs.

Distinguer montant facturé et montant encaissé

Le total de la facture représente ce qui a été demandé pour les prestations du document. Le montant encaissé correspond aux paiements réellement reçus. Lorsque ces deux chiffres diffèrent, votre suivi doit garder l’historique qui explique l’écart.

Une promesse de règlement ou une capture d’un ordre de virement ne remplace pas la vérification de sa réception. Conservez les échanges du client, puis enregistrez le versement après l’avoir constaté sur votre compte. Dans Bilyo, cette saisie est manuelle.

Un exemple avec deux versements

Le solde est recalculé à partir des sommes reçues. Si une partie de la facture fait l’objet d’un avoir, ce document doit également être pris en compte dans votre lecture du dossier. Ne corrigez pas arbitrairement un versement pour faire disparaître un écart.

Donnez à chaque paiement une référence compréhensible : date de valeur constatée, référence du virement ou commentaire utile. Vous pourrez ainsi distinguer deux versements du même montant, au lieu de les confondre avec un doublon.

Exemple fictif sans avoir
Total de la facture : CHF 1’000.00
Versement du 5 novembre : CHF 300.00
Solde après ce versement : CHF 700.00
Versement du 12 novembre : CHF 250.00
Solde restant : CHF 450.00

Écrire au client sur le montant restant

Relisez les paiements récents juste avant l’envoi. Si un accord de délai a été conclu, gardez-le dans le dossier et adaptez la prochaine action. Les automatisations ne doivent pas continuer à demander l’ancien total.

Message après un paiement partiel
Bonjour [prénom],

Merci pour votre versement de CHF [montant reçu], reçu le [date]. Le solde de la facture [référence] est désormais de CHF [solde vérifié].

Pouvez-vous me confirmer la date prévue pour le règlement du solde ?

Merci et belle journée,
[signature]

Une routine de contrôle courte

Avec Bilyo, l’absence de synchronisation bancaire rend cette routine essentielle. Gardez les documents et les informations de paiement accessibles à la personne qui tient votre comptabilité. Un indicateur de facture payée doit correspondre à un dossier explicable, pas seulement à un écran vert.

  • Repérez la facture et le client auxquels appartient le virement.
  • Enregistrez le montant réellement reçu, une seule fois.
  • Contrôlez le solde après saisie.
  • Vérifiez les avoirs et accords de délai éventuels.
  • Confirmez que la prochaine relance utilise le bon montant.

Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.