Corriger une facture avec un avoir : garder une trace compréhensible

Commencer par le document réellement émis

Retrouvez le PDF envoyé et sa référence. Notez l’erreur : coordonnées, prestation, prix, quantité ou traitement TVA. Vérifiez aussi si le client a déjà effectué un paiement et s’il a transmis le document à son service comptable.

Ces situations ne se corrigent pas toutes de la même manière. Une faute dans une description et une réduction de montant après règlement n’ont pas les mêmes conséquences. Pour une correction qui touche la TVA ou un exercice déjà traité, validez la marche à suivre avec votre fiduciaire.

Garder le lien entre les documents

Conservez la facture d’origine et le document de correction avec des références qui permettent de les rapprocher. Évitez de remplacer silencieusement un PDF déjà envoyé par un autre contenu sous la même référence. Le client et votre comptabilité doivent comprendre la succession des documents.

Dans Bilyo, l’émission fige les informations de la facture. Un changement de fiche client ne réécrit donc pas le passé. Avant de préparer un avoir, vérifiez quel montant doit être corrigé et la raison retenue, plutôt que d’essayer de modifier le document émis.

Facture concernée : FAC-2026-0021
Motif : prestation non réalisée, confirmée avec le client
Montant à examiner : CHF 120.00
Paiement reçu : [montant et date]
Référence du document correctif : [à compléter]

Avoir et remboursement : deux opérations distinctes

Un avoir réduit ou corrige la somme documentée. Un remboursement est un mouvement d’argent effectué par un moyen de paiement. Créer le premier ne prouve pas que le second a eu lieu.

Si la facture était déjà payée, convenez avec le client du traitement approprié et conservez les justificatifs. Dans Bilyo, aucun remboursement bancaire n’est déclenché automatiquement par la création d’un avoir. Gardez ce suivi séparé et explicite pour ne pas annoncer un remboursement qui n’a pas été effectué.

Expliquer la correction au client

Un message court suffit lorsque les documents sont clairs. Avant d’envoyer une relance, vérifiez que les paiements et les avoirs du dossier sont pris en compte. Le montant demandé doit correspondre au solde vérifié après correction.

• Rappelez la référence de la facture concernée.
• Décrivez brièvement le motif de la correction.
• Joignez le document correctif retenu.
• Précisez ce qui reste à payer ou le traitement convenu.
• Classez la réponse du client avec le dossier.