À retenir

Utilisez un objet explicite, joignez le PDF final et confirmez le destinataire. Un message remis à son serveur n’est ni une preuve de lecture ni une preuve de paiement.

Un objet qui permet de retrouver le document

Placez le mot « facture », sa référence et votre entreprise dans l’objet. Le client peut ainsi rechercher le message plus tard ou le transmettre à son service comptable. Évitez les objets vagues comme « document » et les formulations alarmantes pour un premier envoi.

Si le client demande une référence de commande, vous pouvez l’ajouter. Gardez toutefois un objet assez court pour que la référence de facture reste visible sur téléphone. Le détail de la prestation appartient surtout au PDF et au texte du message.

Objet de message à adapter
Facture [référence] · [votre entreprise] · [projet ou commande]

Un modèle d’envoi simple

Remplacez chaque champ et vérifiez que le montant du message correspond au document. Si vous envoyez un rappel après un versement partiel, utilisez le solde constaté et un message de relance adapté, pas ce modèle d’envoi initial.

Texte à copier
Bonjour [prénom],

Vous trouverez en pièce jointe la facture [référence] relative à [prestation ou projet], pour un montant de CHF [montant].

L’échéance convenue est le [date]. Les informations de paiement figurent dans le PDF.

Si une information manque pour son traitement, vous pouvez répondre à ce message.

Merci pour votre confiance,
[signature]

Le PDF, au centre du message

Le PDF reste la référence pour le détail et les coordonnées de paiement. Ne remplacez pas son contenu par un montant recopié rapidement dans l’e-mail. Dans Bilyo, le PDF du document est joint automatiquement à l’envoi depuis sa fiche.

  • Joignez le document émis, pas un brouillon ni une capture d’écran.
  • Donnez au fichier un nom avec le type et la référence du document.
  • Ouvrez la pièce jointe pour vérifier qu’il s’agit du bon client.
  • Relisez le total, l’IBAN et la section de paiement.
  • Vérifiez les adresses de destinataire et de réponse.

Lire correctement l’historique d’envoi

Bilyo distingue la file d’envoi, la prise en charge technique, la remise au serveur destinataire et les échecs signalés. Ces états vous aident à identifier un problème d’adresse ou de transmission ; ils ne prouvent pas que le client a ouvert le message.

Les réponses à un e-mail de document sont dirigées vers l’e-mail de l’entreprise émettrice. Vérifiez donc cette adresse dans vos paramètres et consultez sa boîte. Après l’envoi, mettez à jour les paiements à partir des versements constatés, séparément de l’historique e-mail.

Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.