À retenir

Commencez en brouillon, vérifiez les coordonnées et le total, puis émettez une seule version. Enregistrez le règlement après avoir constaté sa réception.

Préparer vos informations d’entreprise

Rassemblez le nom de votre activité, l’adresse complète, l’e-mail de contact et les coordonnées bancaires. Copiez l’IBAN depuis votre banque et confirmez le titulaire. Si vous facturez pour une entreprise, utilisez ses informations et son compte, pas les coordonnées d’un tiers prises dans un ancien exemple.

Dans Bilyo, l’inscription guidée sépare l’entreprise, l’adresse, le paiement et les préférences. Préparez aussi votre situation TVA avec la source appropriée ou votre fiduciaire. Le logiciel applique vos réglages ; il ne détermine pas à votre place si vous devez facturer de la TVA.

Vérifier qui doit recevoir la facture

Le contact qui a commandé la prestation n’est pas toujours celui qui traite les factures. Demandez le nom exact du destinataire, son adresse de facturation et l’éventuelle référence de commande. Une grande entreprise peut exiger cette référence pour affecter le document au bon service.

Saisissez l’e-mail de facturation séparément du nom affiché. Avant le premier envoi, relisez-le caractère par caractère. Une facture adressée à la mauvaise personne peut rester bloquée alors que le travail est terminé et accepté.

Message de préparation
Bonjour [prénom],
Pour préparer la facture de notre mission, pouvez-vous me confirmer le nom et l’adresse de facturation, l’e-mail du service concerné et la référence de commande éventuelle ?
Merci !

Décrire le travail et relire le montant

Évitez une ligne générique comme « prestation ». Indiquez le travail réalisé, sa période et l’unité utilisée : heures, jours ou forfait. Le client doit pouvoir retrouver le lien avec votre devis ou votre accord, sans vous demander une nouvelle explication.

Relisez les quantités, prix et remises. Vérifiez ensuite le traitement TVA et l’échéance convenus. Enregistrez un brouillon tant que ces points ne sont pas confirmés. Le numéro définitif sera attribué à l’émission dans Bilyo.

Envoyer et garder une trace

Dans Bilyo, le suivi bancaire reste manuel. Un e-mail transmis ou un devis accepté ne constitue pas un règlement. Une courte vérification hebdomadaire des documents ouverts suffit souvent à garder une vue fiable au début de votre activité.

  • Ouvrez le PDF final et relisez le bénéficiaire et le total.
  • Contrôlez les données proposées au scan du QR sans confirmer de paiement.
  • Envoyez le PDF original avec un objet de message explicite.
  • Conservez la date d’envoi et les réponses du client.
  • Mettez à jour le paiement lorsqu’il apparaît sur votre compte.

Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.