À retenir

Dans Bilyo Plus et Pro, la récurrence prépare des brouillons. Elle ne remplace ni leur validation, ni leur émission, ni le contrôle des paiements reçus.

Choisir une bonne facture de départ

Utilisez une prestation stable : maintenance mensuelle, accompagnement régulier ou service convenu pour une période. Le document de départ doit avoir un client correct, des descriptions réutilisables et des montants vérifiés. Une mission ponctuelle avec de nombreuses exceptions constitue une mauvaise base.

Séparez ce qui se répète de ce qui varie. Le forfait de maintenance peut rester stable tandis que des heures supplémentaires doivent être ajoutées après accord. Garder ces éléments distincts évite de reconduire mécaniquement un supplément du mois précédent.

Fixer une date qui correspond à votre organisation

Décidez quand vous souhaitez préparer le document, puis quand vous le relirez. Une date de récurrence ne dit pas à elle seule quand la prestation a été livrée ni quand elle doit être payée. Ces informations doivent rester cohérentes avec votre accord client.

Bilyo propose des cadences hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Lorsqu’un jour n’existe pas dans un mois, l’échéancier de préparation s’adapte à la fin du mois. Vérifiez les premiers brouillons générés pour confirmer que ce comportement correspond à votre routine.

Exemple de routine fictive
Le 1er : préparation du brouillon de maintenance
Le 2 : contrôle de la période, des suppléments et du client
Après validation : émission puis envoi du PDF
Chaque semaine : vérification des règlements reçus

Relire ce qui a pu changer

Une récurrence prépare un travail répétitif ; elle ne certifie pas que la prestation reste due. Mettez le modèle en pause lorsque la mission s’arrête ou lorsque ses conditions changent. Vous évitez ainsi d’accumuler des brouillons devenus inutiles.

  • Le client utilise toujours les mêmes coordonnées de facturation.
  • Le contrat ou l’accord est toujours en cours.
  • La période mentionnée correspond au nouveau document.
  • Les tarifs et quantités sont encore applicables.
  • Les suppléments ont été validés et ne sont pas reconduits par erreur.
  • Le traitement TVA et l’échéance sont corrects.

Ne pas confondre récurrence et relance

La récurrence concerne le prochain document à préparer. La relance concerne un document déjà envoyé et encore ouvert. Activez ces fonctions avec des objectifs séparés et vérifiez les paiements avant de demander un règlement.

Ces fonctions sont incluses dans Plus et Pro. Les paiements clients restent saisis manuellement. Une préparation automatique peut vous rappeler votre routine, mais elle ne constate pas les mouvements sur votre compte bancaire.

Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.