Confirmez le périmètre facturé à cette étape, identifiez les quantités déjà reprises et gardez séparés le reste à livrer et le solde à payer.
Vérifier la base de facturation de cette étape
Relisez l’accord pour comprendre si une facturation intermédiaire est prévue et sur quelle base : quantité remise, étape acceptée ou autre repère convenu. La livraison physique ne détermine pas automatiquement la totalité des conditions de paiement. Si le dossier n’est pas clair, faites confirmer le périmètre avant de préparer une demande ambiguë.
Distinguez une livraison partielle d’un versement partiel. Vous pouvez avoir livré la moitié de la commande sans avoir reçu de paiement, ou reçu une somme avant toute livraison. Ces événements doivent rester séparés dans votre organisation pour que les documents et les montants reçus racontent la même histoire.
Suivre commandé, livré et déjà facturé
Dans cet exemple fictif, la facturation de la quantité livrée a été confirmée entre les parties. Avec un prix fictif de CHF 35.00 par unité A, cette étape représente CHF 420.00 hors traitement TVA applicable. Les huit unités A restantes et les dix unités B restent dans le suivi de commande, pas dans cette facture.
Si certaines unités ont déjà été facturées dans une étape précédente, ajoutez une colonne dédiée. Une quantité livrée cumulée ne doit pas être reprise intégralement à chaque émission. Le tableau sert à retrouver le chemin entre la commande et les différents documents.
| Lot fictif | Commandé | Livré à cette étape | Repris dans cette facture |
|---|---|---|---|
| Référence A | 20 unités | 12 unités | 12 unités |
| Référence B | 10 unités | 0 unité | 0 unité |
Nommer la livraison concernée dans le document
Indiquez une référence de commande et un repère de livraison que le client reconnaît. Une ligne « référence A, livraison du 20 octobre, 12 unités » est plus facile à contrôler qu’un total intitulé « commande partielle ». Reprenez les désignations convenues et les unités sans inventer une nouvelle formulation à chaque facture.
La mention de ce qui reste à livrer peut aider dans le message d’accompagnement, mais elle ne doit pas être confondue avec les lignes facturées. Vérifiez que le PDF ne laisse pas croire que le prix porte déjà sur l’ensemble de la commande ou que les quantités futures sont dues en supplément immédiat.
Préparer le brouillon sans recopier toute la commande
Dans Bilyo, vérifiez les lignes du brouillon avant émission. Si vous partez d’un devis, ne supposez pas que son périmètre complet correspond à cette livraison. Contrôlez les quantités, les prix et les références déjà facturées. Le numéro attribué à l’émission devient le repère de ce document précis.
Bilyo ne gère pas automatiquement vos stocks, vos bons de livraison ni le rapprochement des quantités livrées. Gardez ce tableau de commande dans votre organisation habituelle. Le PDF de facture et les exports peuvent soutenir votre suivi, mais ils ne remplacent pas le contrôle opérationnel de ce qui a été remis au client.
Expliquer la portée de l’envoi au client
Dans le message, rappelez que la facture concerne l’étape identifiée et non la totalité de la commande. Si un service comptable exige le bon de livraison ou une référence particulière, confirmez le circuit et joignez seulement les pièces utiles. Gardez la preuve de transmission avec la référence de facture.
Si le client estime qu’une quantité ne correspond pas à ce qu’il a reçu, reprenez le détail de livraison avant de modifier les chiffres. La question peut provenir d’un autre site de réception ou d’un décalage de date. Votre objectif est de rapprocher les faits, sans conclure automatiquement à une erreur de l’une des parties.
Préparer l’étape suivante avec un cumul contrôlé
Après émission, marquez dans votre tableau les quantités reprises et leur facture. À la prochaine livraison, calculez ce qui a été commandé, livré et déjà facturé avant de créer un nouveau document. Le reste de commande est un repère opérationnel ; le solde de facture dépend, lui, des paiements et corrections.
Enregistrez ensuite les versements réellement reçus, manuellement dans Bilyo. Un paiement couvrant plusieurs étapes demande une ventilation par facture. Cette séparation entre commande, livraison, émission et encaissement évite qu’un cumul de quantités ou une promesse de règlement fasse apparaître un montant reçu qui n’existe pas.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.