Préparer un relevé de compte client manuel : un état des soldes à une date donnée

Définir le périmètre avant d’exporter les données

Confirmez l’entité cliente, la période et la date de situation demandées. Deux sociétés d’un groupe ne doivent pas être regroupées simplement parce qu’elles partagent un contact. Précisez aussi si le client souhaite seulement les soldes ouverts ou l’ensemble des factures et paiements de la période.

Choisissez votre date de contrôle et indiquez-la dans le titre. Les versements reçus après cette date pourront expliquer une différence avec le dossier du client. Sans ce repère, un état exact au moment de sa préparation peut sembler faux quelques jours plus tard alors qu’un nouveau règlement est simplement intervenu.

Rassembler les sources et vérifier leur actualité

Téléchargez les PDF et les exports disponibles, puis contrôlez les paiements effectivement reçus et les corrections identifiées. Bilyo permet des exports CSV et un suivi manuel des paiements ; il ne produit pas automatiquement ce relevé de compte client. Votre tableau résulte donc d’une préparation et d’une vérification que vous réalisez vous-même.

Ne mélangez pas un export ancien avec des paiements saisis après sa création sans les identifier. Notez les fichiers utilisés et la date de votre rapprochement. Les montants du tableau doivent pouvoir être reliés aux documents et aux versements, sans reconstituer les faits depuis une simple somme globale.

Présenter les soldes avec des colonnes explicites

Ces montants sont fictifs, hors traitement TVA applicable et sans correction dans l’exemple. Un état réel peut nécessiter des colonnes ou des lignes supplémentaires pour expliquer un avoir ou un remboursement. Faites valider la présentation adaptée à vos données au lieu de soustraire des événements de nature différente sans les nommer.

Refaire les totaux à partir des lignes

Additionnez les montants, les paiements et les soldes séparément. Vérifiez ensuite que chaque ligne répond au périmètre annoncé et qu’aucun règlement groupé n’a été compté plusieurs fois. Pour un paiement réparti sur plusieurs factures, reprenez seulement la part affectée à chaque document, avec un lien vers la ventilation conservée.

Vérifiez les références et les doublons de fichier. Une copie de facture ne doit pas devenir une seconde ligne de créance. Si un montant reste en recherche d’affectation, présentez la question clairement au lieu de le déduire d’une facture choisie au hasard pour faire correspondre le total à celui du client.

Expliquer la nature du récapitulatif au destinataire

Présentez le fichier comme un état de comparaison arrêté à la date choisie. Indiquez qu’il récapitule les documents d’origine et demandez au client de signaler les différences avec ses références de paiement. Vous pouvez joindre uniquement les copies utiles plutôt que tous les documents si le client les possède déjà.

Transmettez-le au service confirmé pour ce sujet. Le récapitulatif peut révéler davantage d’informations qu’une facture isolée : plusieurs missions, dates et soldes. N’élargissez pas les copies automatiquement et évitez de partager les autres entités clientes du même groupe sans périmètre convenu.

Traiter les écarts comme une liste de recherches

Si le client obtient un autre total, comparez d’abord les dates de situation puis les références, les règlements groupés et les corrections. Travaillez ligne par ligne. Un écart global peut provenir d’un paiement récent ou d’une facture absente plutôt que d’une erreur sur l’ensemble du compte.

Après clarification, mettez votre suivi à jour à partir des faits et conservez la version envoyée du relevé. Si vous préparez une nouvelle version, datez-la et précisez ce qui a changé. Vous garderez ainsi un historique lisible sans transformer les récapitulatifs successifs en demandes de paiement qui s’additionnent.