Un virement pour plusieurs factures : préparer une ventilation fiable

Rassembler les factures candidates avant de répartir

Relevez le montant exact reçu et le message du donneur d’ordre. Listez ensuite les factures ouvertes du client, avec leur référence, leur total, les versements déjà affectés et leur solde. Travaillez sur les soldes actuels : additionner les anciens totaux pourrait conduire à réclamer de nouveau une somme déjà reçue.

Cherchez un avis de paiement envoyé séparément par le client. Certaines équipes communiquent un tableau indiquant les factures incluses, les corrections et les montants. Conservez-le comme élément de rapprochement, tout en vérifiant qu’il correspond à l’opération réellement visible sur votre compte.

Préparer un tableau qui se contrôle dans les deux sens

Cet exemple fictif est présenté hors traitement TVA applicable. La colonne des affectations totalise exactement CHF 1’000.00, soit le virement reçu. La colonne des soldes explique ce qui reste ouvert. Le tableau ne prétend pas que le client a choisi cette répartition : elle doit provenir de ses indications ou être clarifiée avec lui.

Ne pas choisir arbitrairement les factures couvertes

Lorsque plusieurs combinaisons donnent le même montant, envoyez votre liste au contact comptable et demandez quelles références sont concernées. Une correspondance arithmétique est une piste, pas une preuve d’intention. Une ancienne facture contestée peut avoir été laissée volontairement hors du règlement global.

Votre message peut préciser : « Nous avons reçu CHF 1’000.00. Pourriez-vous transmettre le détail des factures réglées afin que nous mettions les soldes à jour ? ». Vous demandez une information opérationnelle. Les règles d’imputation applicables à un désaccord demandent un examen distinct ; ce tableau n’en décide pas.

Saisir les parts sans multiplier le montant reçu

Une fois la ventilation établie, enregistrez sur chaque facture uniquement la part qui lui revient. Dans l’exemple, saisir CHF 1’000.00 sur chacun des trois documents créerait CHF 3’000.00 de paiements fictifs. Une référence commune dans votre dossier permet de retrouver l’opération d’origine sans répéter son total.

Bilyo suit les paiements saisis manuellement. Préparez votre tableau de rapprochement dans votre organisation de travail, puis reportez les montants contrôlés sur les documents correspondants. Cette opération ne constitue pas une synchronisation bancaire ni un import automatique de l’avis de paiement du client.

Vérifier la somme et les relances encore prévues

Après la saisie, additionnez les paiements que vous venez d’enregistrer et comparez-les une seconde fois à la banque. Examinez ensuite chaque facture : les deux premières sont-elles soldées, la troisième conserve-t-elle CHF 180.00 ? Cette vérification croisée repère les omissions et les inversions entre documents voisins.

Revoyez aussi les messages de suivi prévus. Un rappel déjà préparé avec les anciens soldes doit être corrigé avant son envoi. Si une facture reste partiellement ouverte, votre prochain échange doit citer son solde actualisé et non le total de toutes les factures avant le règlement groupé.

Demander un format régulier au client

Pour les clients qui regroupent souvent leurs paiements, proposez un format simple : référence de virement, date, numéro de chaque facture et montant affecté. Un petit tableau envoyé avec l’avis de paiement évite plusieurs échanges sans imposer un logiciel particulier au service comptable.

Conservez les ventilations par opération et indiquez la date de votre contrôle. Si une correction survient plus tard, vous retrouverez les hypothèses utilisées. Le relevé de compte client que vous préparerez ensuite pourra reprendre ces soldes expliqués, au lieu de présenter seulement une liste de factures marquées payées.