Référence de commande sur une facture : éviter les échanges avec le service d’achat

Distinguer votre facture de la commande du client

Votre référence de facture identifie le document que vous émettez. La référence de commande identifie l’achat ou le dossier dans l’organisation du client. Une même commande peut donner lieu à plusieurs factures, et un client peut vous commander plusieurs missions distinctes.

N’inventez pas une référence pour remplir une case. Demandez le numéro et le libellé attendus, puis gardez la réponse. Si le client n’en utilise pas, confirmez avec lui les autres informations nécessaires, comme le nom du projet ou du site.

Un message à envoyer avant de préparer la facture

Posez cette question avant l’émission. Dans Bilyo, les données d’une facture émise restent figées. Vous évitez ainsi de découvrir une référence obligatoire dans l’organisation du client lorsque le PDF a déjà été envoyé.

Bonjour [prénom],

Je prépare la facture de [mission ou commande]. Pouvez-vous me confirmer :
- le nom et l’adresse de facturation ;
- la référence de commande ou de projet à mentionner ;
- l’e-mail du service qui traite les factures ;
- l’éventuel portail ou format demandé ?

Merci pour votre aide,
[signature]

Garder la référence visible et stable

Dans Bilyo, vous pouvez mentionner la référence reçue dans les notes du document et la rappeler dans l’e-mail. Relisez-la caractère par caractère, en conservant les éventuels tirets ou préfixes. N’utilisez pas votre préfixe de numérotation pour stocker une référence qui change selon le client.

Pour un client avec plusieurs sites, ajoutez le lieu ou la période utile. Le but est qu’une personne qui n’a pas suivi la mission comprenne à quel dossier affecter la facture. Un intitulé clair complète la référence sans la remplacer.

Commande client : PO-EXEMPLE-2026-041
Projet : aménagement du bureau de Lausanne
Période de prestation : novembre 2026

Vérifier le circuit de réception

Bilyo transmet les PDF par e-mail, mais ne se connecte pas automatiquement à tous les portails fournisseurs. Si un format structuré particulier est demandé, vérifiez-le avant de promettre un envoi. Un message techniquement remis ne prouve pas la validation par le service d’achat.

• Le service destinataire est confirmé.
• Le PDF contient la référence attendue.
• Les éventuelles pièces complémentaires sont identifiées.
• Le portail ou le format demandé est compatible avec votre outil.
• La trace d’envoi et les demandes de correction sont conservées.