Bon de livraison et facture : vérifier les quantités sans confondre les documents

Donner un rôle clair à chacune des trois pièces

La commande indique ce qui a été retenu. Le document de livraison décrit ce qui est remis et à quel endroit. La facture présente les montants demandés. Une même opération peut générer plusieurs livraisons et une seule facture, ou plusieurs factures selon ce qui a été convenu. Aucun de ces schémas ne doit être supposé automatiquement.

Utilisez des références distinctes et reliez-les dans votre dossier. Le client doit pouvoir retrouver les lignes concernées sans comparer seulement des totaux. Pour un article décliné en plusieurs dimensions ou couleurs, une désignation générique risque de cacher un écart de contenu alors même que le nombre total de pièces semble correct.

Comparer les quantités par référence et par remise

Reprenez chaque ligne commandée et additionnez les quantités effectivement remises, en identifiant les dates. Gardez les éléments non livrés dans une colonne séparée. Un colis préparé mais encore dans votre local ne doit pas être compté comme remis au client simplement parce qu’il possède déjà une étiquette d’expédition.

Si une remise est contestée ou incomplète, conservez l’explication et la prochaine vérification prévue. Ne modifiez pas silencieusement la quantité de commande pour faire disparaître l’écart. Vous devez comprendre si une unité reste à livrer, a été abandonnée ou doit être remplacée avant de choisir la préparation financière adaptée.

Une commande fictive livrée en deux fois

Si les modalités prévoient une facture après livraison complète, le dossier sera préparé après vérification des deux remises. Si elles prévoient une autre organisation, reprenez-la explicitement. La table sert à suivre les quantités ; elle n’impose pas à elle seule le moment où une somme peut être demandée.

Intégrer les reprises et les remplacements sans les compter deux fois

Un remplacement peut produire une nouvelle sortie de matériel sans constituer une vente supplémentaire. Identifiez la raison de la remise et son lien avec la pièce précédente. Distinguez le retour reçu, le remplacement envoyé et l’éventuel changement de prix. Un simple total de toutes les sorties donnerait parfois une quantité facturée trop élevée.

Si un document financier déjà émis doit être corrigé, examinez-le séparément avec son état de paiement. Un bon de retour n’est pas automatiquement un avoir et un avoir ne réalise pas un remboursement bancaire. Conservez les références nécessaires pour expliquer la suite plutôt que de transformer un document opérationnel en correction financière implicite.

Préparer la facture dans l’outil adapté

Dans Bilyo, utilisez les lignes de facture pour présenter les prestations ou fournitures retenues, avec les quantités vérifiées. Les bons de livraison et le suivi physique des articles doivent rester dans votre organisation externe si vous en avez besoin. Bilyo ne doit pas être présenté comme un logiciel de stock ou de gestion d’expéditions.

Une référence de livraison peut aider le service comptable du client à rapprocher le document. Vérifiez qu’elle correspond à la bonne remise et que la description suffit à comprendre le travail. Évitez de joindre systématiquement tout le dossier logistique lorsque seules quelques pièces sont nécessaires au traitement de la facture.

Terminer avec un contrôle des restes à traiter

Avant de fermer la commande, recherchez les quantités non remises, les retours attendus et les documents déjà facturés. Une livraison complète ne signifie pas que la facture est payée. Une facture réglée ne prouve pas non plus que toutes les opérations physiques du dossier sont terminées. Gardez les deux suivis distincts.

Lorsque le client pose une question, répondez avec les références et les quantités concernées. Vous pourrez expliquer l’écart sans renvoyer une facture supplémentaire par réflexe. Le rapprochement est réussi lorsque chaque unité et chaque montant trouvent une place claire dans la chronologie réelle de la commande.