Confirmez l’entité payeuse et ses références. Regrouper plusieurs sites sur un document est une décision à valider avec le client, pas un simple choix de mise en page.
Demander qui achète et qui traite la facture
Faites confirmer le nom et l’adresse de facturation, le contact comptable et les références par site. Si les sites appartiennent à des entités différentes, faites préciser les documents attendus avant de regrouper les prestations.
Le responsable du magasin peut valider l’intervention sans être le destinataire du PDF. Gardez ces rôles distincts dans votre organisation.
Rendre chaque site identifiable
Utilisez des descriptions stables pour que le service comptable retrouve le site et la période. Une ligne unique « entretien mensuel » peut cacher la répartition dont il a besoin.
Entretien, site Lausanne : 4 h × CHF 70 = CHF 280 Entretien, site Morges : 3 h × CHF 70 = CHF 210 Entretien, site Nyon : 5 h × CHF 70 = CHF 350 Sous-total de l’exemple avant traitement TVA : CHF 840 Références de commande à rappeler par site si demandées.
Confirmer le format avant l’envoi
Un changement de format demandé par le client après émission doit être examiné sans multiplier les factures qui réclament les mêmes prestations. Gardez une trace de ce qui remplace ou accompagne le document initial.
- Une facture groupée ou un document par site ?
- Un numéro de commande commun ou plusieurs références ?
- Un e-mail central ou un portail fournisseur ?
- Quel contact traite les écarts de quantité ?
Travailler avec les lignes et notes disponibles
Bilyo permet de détailler les sites dans les prestations et les notes. Il ne fournit pas de ventilation analytique par établissement ni de portail d’achat propre au client.
Si vous facturez vous-même avec plusieurs entreprises, vérifiez aussi l’entreprise émettrice. Les sites de votre client et vos propres entreprises sont deux dimensions différentes.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.