Suivez séparément les commandes acceptées, les montants facturés et les paiements reçus. Utilisez une référence de projet pour rapprocher ces vues sans les additionner.
Donner un rôle précis à chaque vue
Le carnet de commandes rassemble ici les prestations acceptées qui restent à réaliser, selon votre convention interne. Le suivi des factures porte sur les documents émis et leurs soldes. Le suivi des encaissements porte sur les versements constatés. Définissez ces termes dans votre tableau, car certaines équipes utilisent « carnet » pour le montant total accepté, y compris déjà livré. Sans définition stable, une baisse du carnet peut signifier une livraison réussie ou une annulation. Ce guide propose une lecture opérationnelle et ne définit pas la reconnaissance comptable du chiffre d’affaires.
Suivre la même mission à trois moments
Une mission fictive de CHF 4’000 est acceptée. Une première partie de CHF 1’500 est réalisée et facturée ; CHF 1’000 ont été reçus. Avec la convention choisie, le travail restant représente CHF 2’500, la facture ouverte CHF 500 et les encaissements CHF 1’000. Le montant déjà livré et facturé appartient à l’histoire de la commande ; il ne doit pas revenir dans le carnet restant. Additionner CHF 4’000 de commande, CHF 1’500 de facture et CHF 1’000 de paiement donnerait CHF 6’500 sans réalité commerciale correspondante.
| Vue de la mission | Montant fictif | Ce qu’elle décrit |
|---|---|---|
| Commande totale acceptée | CHF 4’000 | Périmètre convenu |
| Reste à réaliser | CHF 2’500 | Travail encore prévu |
| Facturé | CHF 1’500 | Montant demandé |
| Reçu | CHF 1’000 | Versements constatés |
| Solde facturé ouvert | CHF 500 | Reste dû sur la facture |
Créer une référence commune au dossier
Choisissez un identifiant de mission indépendant du numéro de facture. Une commande peut produire plusieurs documents et un client peut avoir plusieurs projets simultanés. Le tableau de rapprochement contient l’identifiant, le devis retenu, les compléments, les factures et les versements associés. Gardez aussi une description courte du livrable. N’affectez pas un paiement au projet uniquement parce que son montant ressemble à celui attendu : vérifiez les références ou demandez une précision. Une affectation incorrecte fausse à la fois le solde et la lecture du portefeuille.
Expliquer les mouvements du carnet
À chaque revue, partez du reste à réaliser précédent, ajoutez les nouvelles commandes et les compléments acceptés, puis retirez le travail réalisé et les retraits documentés. Par exemple, CHF 8’000 au départ plus CHF 3’000 de nouvelles missions moins CHF 2’500 réalisés et CHF 500 abandonnés donnent CHF 8’000 restants. Un total stable peut donc cacher une activité importante. Ajoutez une colonne de date prévue pour observer la charge dans le temps. Un montant à livrer cette semaine n’a pas le même effet sur le planning qu’un projet prévu dans quatre mois.
Garder les opportunités en dehors des commandes
Un devis envoyé ou une discussion positive ne constituent pas ici une commande acceptée. Rangez-les dans une vue d’opportunités avec une prochaine action, sans les mélanger au carnet ferme. Si vous utilisez des probabilités internes, étiquetez-les comme hypothèses et conservez les montants non pondérés. Un total pondéré ne devient pas une promesse de commandes ni de paiements. Il est particulièrement fragile lorsqu’il repose sur quelques dossiers importants ou sur des taux choisis sans historique. Présentez les incertitudes visibles plutôt qu’un seul chiffre rassurant.
Rapprocher les documents et les paiements chaque semaine
Dans Bilyo, les devis, factures et paiements saisis constituent des repères de suivi documentaire. Les versements doivent être enregistrés après constat de réception ; il ne s’agit pas d’une synchronisation bancaire automatique. Le carnet de travail restant et ses dates nécessitent votre propre tableau si vous voulez cette vue de planification. Lors de la revue, corrigez d’abord les données manquantes, puis examinez les écarts. Un versement non saisi peut donner l’impression d’un retard client ; une phase livrée non retirée du carnet peut surestimer le travail futur.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.