Contrôlez les événements réels avant les indicateurs. Dans Bilyo, les encaissements affichés dépendent des paiements que vous avez saisis.
Repérer le travail encore à facturer
Reprenez les missions terminées et les étapes facturables selon vos accords. Cherchez les brouillons préparés mais jamais relus, ainsi que les prestations ajoutées pendant le mois. Un devis accepté n’est pas une facture émise.
N’émettez pas un document uniquement pour fermer votre liste de tâches. Confirmez le client, le périmètre et le montant, puis choisissez le bon moment selon votre organisation. Gardez les dossiers incomplets en préparation avec une prochaine action claire.
Mettre à jour les versements reçus
Les paiements de Bilyo sont manuels. Si une autre personne les saisit, convenez de qui traite chaque période. Deux personnes qui enregistrent le même virement peuvent produire un solde trompeur même si chacune a fait sa propre vérification.
- Rapprochez chaque virement de son client et de sa référence.
- Enregistrez les versements partiels avec leur date.
- Repérez les paiements déjà saisis pour éviter les doublons.
- Examinez les règlements sans référence claire.
- Vérifiez le solde après chaque affectation.
Examiner les dossiers qui sortent de la routine
Une promesse de paiement ne doit pas être saisie comme un règlement. Conservez-la dans votre dossier d’échanges et adaptez le suivi. Avant une relance, vérifiez aussi les corrections et les délais supplémentaires convenus.
Si une erreur concerne un document déjà émis, examinez-la séparément. Ne remplacez pas discrètement le PDF dans vos archives par une nouvelle version qui rendrait l’historique incompréhensible.
[ ] Factures envoyées mais règlement non retrouvé [ ] Avoirs ou corrections à expliquer [ ] Paiements partiels et promesses de règlement [ ] Demandes de référence ou d’adresse à compléter [ ] Devis en discussion et brouillons à relire [ ] Prochaine action notée pour chaque exception
Préparer les fichiers attendus
Téléchargez les PDF et les exports utiles, puis vérifiez qu’ils s’ouvrent. Convenez avec votre fiduciaire du format et de la fréquence de transmission. Un export CSV de facturation ne constitue pas une comptabilité complète.
Gardez une note des exceptions encore ouvertes. La revue du mois suivant pourra repartir de cette liste, plutôt que d’examiner à nouveau tout l’historique. Cette continuité rend la routine plus courte et plus fiable.
Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.