Notez la durée de validité convenue et conservez la version acceptée. Un statut dans le logiciel ne remplace pas les éléments qui montrent l’accord du client.
Présenter la durée retenue sans règle inventée
La date de validité indique jusqu’à quand votre proposition est présentée dans les conditions retenues. Choisissez-la selon votre organisation et votre accord ; ce guide n’impose pas un délai universel à tous les devis.
Dans Bilyo, le document de devis présente une date de validité. Relisez-la avant l’émission, surtout si vous avez dupliqué un ancien brouillon. Un modèle ne doit pas conserver une date expirée ou un délai sans rapport avec la nouvelle mission.
Retrouver ce qui a été accepté
Le statut de devis accepté dans Bilyo est saisi après votre confirmation. Il n’est pas une signature électronique du client. Conservez les échanges et faites vérifier vos conditions contractuelles si le dossier le nécessite.
- La référence et le PDF de la version envoyée.
- Le périmètre, les quantités et les prix retenus.
- Les exclusions ou hypothèses utiles à la mission.
- L’échange qui confirme l’accord du client.
- Les modifications convenues après cette réponse.
Décrire une demande supplémentaire avant de la facturer
Cette note sert à garder une trace de votre organisation. Elle ne remplace pas les formalités adaptées à un contrat particulier. Le client doit comprendre l’effet de la demande sur le prix et le calendrier avant de la retrouver dans la facture.
Évitez une succession de PDF presque identiques nommés « final » et « final2 ». Gardez les références des documents émis et une manière stable d’identifier les versions de travail.
Projet : [nom] Devis concerné : [référence] Demande ajoutée : [description] Prix convenu : CHF [montant] Effet sur la livraison : [date ou condition] Validation du client : [échange à conserver]
Relire le passage du devis à la facture
La reprise d’un devis dans un brouillon de facture donne un point de départ. Contrôlez les prestations effectivement retenues, les compléments, les coordonnées et l’échéance. Une ligne issue du devis n’est pas automatiquement la bonne quantité à facturer.
Gardez les rôles séparés : le devis décrit la proposition, la facture présente le montant demandé et le paiement constate un versement. Dans Bilyo, ce dernier reste manuel. Cette séparation aide à expliquer le dossier sans confondre une réponse commerciale et de l’argent reçu.
Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.