À retenir

Distinguez les prestations facturées des autres recettes de l’association. Bilyo n’est pas un gestionnaire de membres, de cotisations ou de reçus de dons.

Utiliser les coordonnées de l’association

Vérifiez le nom, l’adresse, le contact et l’IBAN utilisés pour le document. Ne reprenez pas les coordonnées privées d’un ancien responsable par copie d’un modèle. La personne qui prépare la facture doit pouvoir expliquer pour le compte de qui elle agit.

Une prestation, une cotisation et un don ont des rôles différents. Déterminez le bon document et son traitement avec la personne qui tient vos comptes. Ce guide ne définit pas le statut fiscal de votre association ni les justificatifs à produire pour ses différentes recettes.

Décrire la commande concernée

Ces montants sont illustratifs. La description doit correspondre à la commande réellement retenue et au traitement validé pour votre situation. N’utilisez pas une facture de prestation pour simuler automatiquement un reçu de don.

Conservez le contact qui a commandé et celui qui traite le paiement. Une facture adressée au bon service évite qu’un dossier reste dans la boîte d’un bénévole qui ne participe plus au projet.

Exemple fictif avant traitement fiscal applicable
Atelier proposé à Entreprise Exemple
Animation convenue : CHF 300.00
Matériel fourni selon proposition : CHF 45.00
Référence : atelier du 26 novembre
Total de l’exemple : CHF 345.00

Préparer le relais entre les responsables

Évitez de partager un mot de passe entre plusieurs responsables. Pro permet des accès d’équipe, avec cinq personnes au total, propriétaire compris. Définissez qui peut préparer ou modifier les données et qui doit seulement les consulter.

  • Références et PDF des documents émis accessibles.
  • Paiements reçus et soldes ouverts à jour.
  • Contacts clients et échanges importants classés.
  • Prochaines actions et demandes de correction identifiées.
  • Accès individuels retirés ou adaptés lors d’un changement de rôle.

Vérifier ce que couvre l’outil

Bilyo prépare devis, factures et PDF avec un suivi manuel des paiements. Il ne gère pas les adhésions, listes de membres, cotisations automatiques, campagnes de dons ou reçus fiscaux. Conservez vos outils adaptés pour ces fonctions.

Free permet de créer des documents commerciaux sans limite de nombre, avec une saisie manuelle et un partage des PDF depuis votre messagerie. Confirmez ce besoin réel avant de déplacer les données de l’association ou de choisir une offre payante.

Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.