Décidez si vous facturez un forfait convenu ou les passages réalisés. Avant une facture récurrente, rapprochez toujours le document du contrat et du relevé de livraisons.
Définir le contenu de l’abonnement
Notez le site de livraison, la fréquence, la taille des compositions et le contact à prévenir en cas d’accès fermé. Le client peut attendre un renouvellement chaque semaine sans souhaiter recevoir quatre factures : convenez aussi d’une fréquence de facturation.
Précisez comment sont traités les jours fériés, les vacances du client, les livraisons déplacées et les contenants. Ces éléments se conviennent avec le client ; ils ne se déduisent pas automatiquement du mot « abonnement ». Le destinataire de la facture peut être le service comptable plutôt que la personne à l’accueil.
Choisir entre forfait et livraisons réalisées
Un forfait mensuel convenu n’est pas nécessairement égal au nombre de semaines du mois multiplié par le prix d’un bouquet. Si votre accord porte sur les passages réalisés, comptez ces passages. S’il porte sur un forfait, reprenez son périmètre et les ajustements prévus.
Dans les deux cas, nommez la période sur le document. « Abonnement floral » seul ne permet pas de distinguer deux factures successives. Ajoutez le site ou la référence client si l’entreprise possède plusieurs établissements.
| Mode convenu | Ligne de facture possible | Contrôle |
|---|---|---|
| Passages réalisés | Accueil Lausanne : 4 livraisons en novembre | Rapprocher les dates du relevé |
| Forfait mensuel | Abonnement floral de novembre : forfait convenu | Vérifier le périmètre et les ajustements |
| Ajout ponctuel | Bouquet supplémentaire pour un événement interne | Retrouver l’accord sur le supplément |
Exemple de facture mensuelle : quatre bouquets et un supplément
Montants fictifs en CHF, sans TVA dans cet exemple. Ils illustrent un abonnement facturé au nombre de passages et ne sont pas des prix conseillés. Le forfait mensuel serait présenté autrement si c’est le mode retenu dans votre accord.
Accueil du bureau : livraisons des 3, 10, 17 et 24 novembre. 4 bouquets de saison × CHF 55.00 = CHF 220.00 1 bouquet supplémentaire pour la réception du 19 novembre = CHF 75.00 Livraisons incluses selon l’accord. Total de l’exemple, sans TVA : CHF 295.00
Configurer une facture récurrente sans perdre le contrôle
Dans Bilyo Plus ou Pro, une récurrence peut préparer un brouillon ou émettre la facture directement. L’envoi automatique d’un e-mail se configure séparément. Commencez par le mode brouillon lorsque le nombre de livraisons, les dates ou les suppléments changent chaque mois.
L’émission directe convient seulement si vous avez vérifié que les données réutilisées correspondent au prochain document. Contrôlez aussi le modèle d’e-mail, le contact de facturation et vos paiements saisis avant d’activer des rappels. Bilyo ne vérifie pas la présence du bouquet sur place et ne synchronise pas votre banque.
- Nommer la prochaine période facturée.
- Vérifier les fermetures et passages reportés.
- Ajouter les suppléments acceptés.
- Contrôler le destinataire de l’e-mail.
- Choisir explicitement brouillon ou émission directe.
Retrouver les livraisons et les règlements
Conservez votre relevé de livraisons à côté de la référence de facture. Si le client conteste un passage, vous pourrez identifier la date concernée sans refaire tout le mois. Les photos ou échanges utiles appartiennent à votre dossier de travail, pas nécessairement au PDF comptable.
Enregistrez les règlements réellement reçus et relisez le solde avant de relancer. Pour préparer la structure du premier document, le modèle de facture fleuriste fournit des lignes de compositions, d’installation et de livraison que vous pouvez remplacer par les postes de votre abonnement.
Guide d’organisation publié par Bilyo. Les exemples sont fictifs. Pour les obligations fiscales ou contractuelles propres à votre activité, consultez les sources officielles ou votre fiduciaire.