Facture pro forma en Suisse : la distinguer du devis et de la facture finale

Poser trois questions au destinataire

Une formalité douanière ou fiscale peut demander un contenu spécifique. Faites vérifier ce cas par le professionnel concerné avant d’utiliser un modèle générique trouvé en ligne.

• À quoi le document servira-t-il ?
• Quelles informations et quel format sont attendus ?
• S’agit-il d’un document préparatoire ou d’un montant à régler ?

Un message pour clarifier la demande

Cette clarification évite d’envoyer plusieurs documents qui semblent chacun réclamer le même montant. Conservez la réponse avec la référence de la commande.

Bonjour [prénom],
Pour préparer le bon document, pouvez-vous préciser l’usage de la pro forma et les mentions attendues ?
La prestation envisagée est [description], pour un montant de [montant et devise].
Merci de confirmer si vous attendez un document préparatoire ou une facture à régler.
[signature]

Garder les références compréhensibles

Si vous produisez un document préparatoire dans un autre outil, identifiez clairement sa nature et sa version. Lors de la facturation effective, reprenez la référence utile dans les notes plutôt que de traiter les deux documents comme deux ventes différentes.

Le Portail PME rappelle l’importance d’une trace fiable entre les pièces et l’opération. Une copie sans indication de son rôle rend ce rapprochement plus difficile.

Source : Portail PME : facturation et traçabilité.

Ce que Bilyo permet actuellement

Bilyo distingue les devis et les factures ; il n’a pas de type documentaire dédié à la pro forma. Utilisez un devis pour une proposition commerciale lorsque ce document répond au besoin confirmé du client.

N’émettez pas une facture uniquement pour obtenir un PDF préparatoire. L’émission attribue une référence et fige le document. Gardez le brouillon jusqu’à ce que vous sachiez quelle pièce produire.