Acompte ou paiement partiel : distinguer les documents et les versements

Nommer l’événement avant de saisir un montant

Commencez par retrouver l’accord commercial : quelle somme a été demandée, à quel moment et pour quelle prestation ? Repérez ensuite les documents déjà émis et le paiement effectivement reçu. Un tableau de suivi doit permettre de relier ces trois informations sans les confondre.

La manière d’établir et de traiter fiscalement un acompte dépend du dossier. Faites valider les documents nécessaires par votre fiduciaire avant de reproduire un schéma. Ce guide propose une méthode d’organisation, pas une règle universelle de facturation d’acompte.

Un versement sur une facture déjà émise

Le paiement réduit le solde du document existant. Dans Bilyo, il se saisit manuellement avec une date et une référence utile. Une promesse de paiement reste une information de suivi ; elle ne doit pas être enregistrée comme si les fonds étaient arrivés.

Si plusieurs factures concernent le même projet, identifiez le document auquel le versement appartient. Un nom de client identique ne suffit pas à choisir automatiquement la bonne affectation.

Facture déjà émise : CHF 1’200.00
Versement constaté : CHF 400.00
Paiement à enregistrer sur cette facture : CHF 400.00
Solde restant : CHF 800.00
Aucune nouvelle facture créée uniquement pour enregistrer ce versement.

Éviter les doubles demandes

Une facture finale qui reprend tout le prix sans expliquer le traitement des documents précédents peut créer une confusion. Ne simulez pas une déduction en saisissant un faux paiement, une remise ou une quantité arbitraire pour atteindre le résultat attendu.

• Retrouvez les documents déjà envoyés.
• Listez les sommes réellement reçues et leurs dates.
• Vérifiez la manière convenue de présenter le solde.
• Contrôlez les avoirs ou corrections éventuels.
• Relisez le prochain document avec votre méthode comptable validée.

Utiliser les fonctions disponibles sans en inventer d’autres

Bilyo permet de préparer des factures, de saisir des versements partiels et de suivre le solde. Il ne dispose pas d’un module d’acompte avec lien automatique entre demandes d’avance et facture finale. Choisissez un flux compatible avec votre organisation et ses validations.

Avant un rappel, relisez les paiements réellement reçus et le montant qui reste dû. La transmission technique d’un e-mail n’indique pas qu’une somme a été versée. Gardez les justificatifs et les références utiles avec le dossier.