Séparez le reçu du prévu, gardez la source de chaque date et construisez au moins un scénario décalé. Les dates attendues sont des hypothèses de suivi, pas des revenus garantis.
Conserver plusieurs dates plutôt que remplacer l’échéance
Une ligne peut contenir la date d’émission, l’échéance du document, une date annoncée par le client et une date retenue pour le scénario. Ces informations jouent des rôles différents. Si le client annonce un virement plus tardif, gardez l’échéance initiale visible afin de ne pas effacer l’historique. Ajoutez la date et la source de l’annonce. Une réponse explicite de la personne chargée du paiement est un élément de suivi plus précis qu’une supposition, mais elle ne prouve toujours pas que le versement a été exécuté ou reçu.
Projeter uniquement le montant encore attendu
Actualisez les paiements réellement reçus et les corrections documentées avant de prévoir le solde. Une facture de CHF 1’500 dont CHF 600 sont déjà reçus ne représente plus CHF 1’500 d’encaissement futur. Une promesse de règlement de CHF 900 ne doit pas être saisie comme un paiement. Pour un échéancier, répartissez les versements attendus par date sans reproduire le montant total dans chaque période. Conservez la devise et le périmètre de votre tableau ; mélanger des monnaies ou des montants de nature différente sans règle rend la somme peu interprétable.
Dérouler deux scénarios fictifs sur trois semaines
Trois factures ont des soldes ouverts de CHF 1’200, CHF 900 et CHF 600. Le scénario de dates clients place CHF 1’200 en semaine 1 et CHF 1’500 en semaine 2. Un scénario de retard déplace la deuxième facture de CHF 900 en semaine 3. Les deux scénarios totalisent CHF 2’700 sur trois semaines, mais la répartition diffère. Le premier prévoit CHF 2’700 cumulés à la fin de semaine 2 ; le second seulement CHF 1’800. L’écart de calendrier est donc CHF 900, même si le total final reste identique.
| Période | Dates clients | Scénario avec retard |
|---|---|---|
| Semaine 1 | CHF 1’200 | CHF 1’200 |
| Semaine 2 | CHF 1’500 | CHF 600 |
| Semaine 3 | CHF 0 | CHF 900 |
| Total prévu | CHF 2’700 | CHF 2’700 |
Rendre les hypothèses visibles sans fausse précision
Une étiquette comme « date confirmée par réponse », « échéance sans réponse » ou « montant discuté » aide à lire le tableau. Elle est souvent plus utile qu’une probabilité de 83 % sans base observable. Pour les devis non acceptés, utilisez une vue séparée et ne les assimilez pas aux factures ouvertes. Un scénario défavorable peut déplacer une date et retirer provisoirement un dossier incertain. Expliquez toujours la convention : retirer un montant du scénario n’efface ni le document ni les démarches de suivi à mener sur ce dossier.
Situer cette projection dans une vue de trésorerie
Les encaissements prévus ne suffisent pas à décrire la trésorerie. Une projection plus complète tient aussi compte d’un solde de départ vérifié et des décaissements attendus, dans un outil adapté. Évitez de nommer « trésorerie disponible » une simple somme de factures ouvertes. Ce guide présente une méthode de calendrier interne, sans recommander une dépense, un financement ou une réserve personnalisée. Si vos décisions dépendent d’un paiement important ou de contraintes financières particulières, faites examiner l’ensemble de la situation plutôt que ce seul tableau d’encaissements.
Mettre à jour les observations et garder les versions
Dans Bilyo, enregistrez manuellement les versements après leur réception effective et vérifiez les soldes avant une relance. Préparez votre projection de dates à part : Bilyo ne remplace pas un outil complet de prévision de trésorerie. Chaque semaine, comparez la version précédente aux encaissements constatés, puis expliquez les décalages importants. Ne réécrivez pas les anciennes prévisions pour qu’elles coïncident avec le réel. Leur comparaison vous apprend quels signaux clients sont utiles et quelles hypothèses de calendrier sont systématiquement trop optimistes pour votre propre activité.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.