Séparez dates promises et fonds reçus. Chaque paiement enregistré doit correspondre à un versement constaté, pas à une échéance future.
Confirmer les modalités par écrit
Si le dossier comporte des intérêts, une contestation ou des engagements particuliers, faites vérifier l’accord adapté. Le modèle de suivi ci-dessous n’est pas un contrat de crédit ni un avis sur vos droits.
- Facture et solde concernés.
- Montants et dates de chaque versement.
- Contact et méthode de paiement.
- Prochaine action convenue en cas d’écart.
Distinguer le calendrier du suivi réel
Si le deuxième règlement diffère du montant prévu, enregistrez le montant constaté. Recalculez ensuite le solde et clarifiez la suite avec le client.
Solde initial : CHF 1’200 Calendrier convenu : 3 versements de CHF 400 Premier versement réellement reçu : CHF 400 Solde actuel : CHF 800 Les deux autres dates restent des engagements, pas des encaissements.
Adapter les rappels à l’accord
Un rappel fondé uniquement sur l’échéance initiale peut être inadapté pendant un arrangement de paiement. Vérifiez les automatisations concernées et gardez la trace de la prochaine date à revoir.
Ne présentez pas une promesse de paiement comme une facture soldée. Une décision commerciale et une réception bancaire restent deux informations différentes.
Utiliser les paiements partiels dans Bilyo
Bilyo permet de suivre les versements partiels ; il ne dispose pas d’un module dédié de contrat d’échelonnement. Gardez le calendrier convenu avec vos pièces de suivi.
Les factures récurrentes produisent de nouveaux documents pour des prestations répétées. Elles ne doivent pas servir à reproduire une même facture pour chaque versement de cet échéancier.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.