Changer d’IBAN pour ses QR-factures : préparer la transition sans perdre le suivi

Lister ce qui utilise encore l’ancien compte

Vérifiez avec votre banque jusqu’à quand l’ancien compte peut recevoir des versements. Un client peut avoir enregistré l’IBAN précédent, même si votre prochain PDF comporte le nouveau.

• Factures émises dont le règlement reste ouvert.
• Brouillons en préparation.
• Modèles de facturation récurrente.
• Instructions enregistrées par les clients ou leur service comptable.

Traiter séparément les documents existants

Dans Bilyo, les factures émises conservent leurs coordonnées. Pour celles qui ne sont pas payées, choisissez une procédure de communication ou de correction adaptée avec votre méthode comptable.

N’émettez pas automatiquement une seconde facture pour la même prestation. Conservez la référence et la trace des instructions données au client pour comprendre le dossier après le changement.

Informer les clients avec une vérification indépendante

L’OFCS décrit la manipulation de coordonnées bancaires dans les fraudes par messagerie. Prévoyez une méthode de confirmation connue, sans demander au client de se fier uniquement à cet e-mail.

Objet : Évolution de nos coordonnées bancaires
Bonjour [prénom],
Nos prochains documents utiliseront un nouveau compte à partir du [date].
Pour vérifier cette modification, contactez-nous sur notre numéro habituel.
Pour la facture ouverte [référence], merci de confirmer les instructions avec nous avant règlement.
[signature]

Source : OFCS : piratage d’une messagerie professionnelle et manipulation de factures.

Tester le prochain PDF avant la bascule

Préparez un brouillon avec la bonne entreprise et le nouvel IBAN. Comparez le compte affiché et celui lu au scan, puis vérifiez la référence attendue si vous passez d’un IBAN à un QR-IBAN.

Après la transition, rapprochez encore les versements de l’ancien compte des documents concernés. Les paiements restent à enregistrer après constat de leur réception.