Tenez un registre des crédits et des consommations, avec un solde en heures distinct du solde en francs. Les règles d’utilisation doivent être annoncées et conservées avec l’accord.
Écrire les règles avant le premier relevé
Définissez les prestations utilisables, l’unité de décompte et la méthode de validation. Indiquez notamment si la préparation et la coordination consomment du crédit. Les points de durée, de report ou de fin de relation méritent des modalités explicites et, si nécessaire, une vérification adaptée à votre situation. Un relevé opérationnel ne résout pas à lui seul ces questions. Évitez les mots « illimité » ou « à volonté » si un compteur existe. Le client doit pouvoir comprendre le fonctionnement sans attendre la première discussion sur un dépassement.
Séparer les mouvements d’heures des mouvements d’argent
Le registre d’heures contient une date, un crédit ajouté, une consommation, une référence de travail et un solde. Le suivi des paiements indique les montants facturés et reçus. Une facture non réglée peut correspondre à un crédit prévu selon votre accord, tandis qu’un forfait déjà payé peut encore contenir du temps disponible. Ne déduisez pas la consommation de la réception d’un virement. Utilisez une référence commune pour rapprocher les documents, mais gardez les unités séparées : additionner CHF 500 et cinq heures ne produit aucun indicateur utile.
Calculer le solde d’un forfait fictif
Un forfait fictif contient dix heures pour CHF 900. Trois interventions validées consomment 1 heure 30, 2 heures 15 et 45 minutes. Leur somme est 4 heures 30, soit 4,5 heures décimales. Il reste 5 heures 30. Attention : 1 heure 30 ne vaut pas 1,30 heure, mais 1,5 heure. Pour éviter les erreurs, calculez en minutes : 600 minutes achetées moins 90, 135 et 45 donnent 330 minutes restantes. Le prix du forfait n’est pas ici un tarif de marché et ne définit pas la valorisation d’autres prestations.
| Mouvement | Minutes consommées | Disponible |
|---|---|---|
| Crédit initial | 0 | 600 min |
| Intervention A | 90 | 510 min |
| Intervention B | 135 | 375 min |
| Intervention C | 45 | 330 min |
Décrire la consommation sans exposer le dossier
Un libellé doit permettre au client de reconnaître le travail : date, famille de tâche, référence et durée. Évitez une mention générale « support » pour toutes les lignes, mais n’incluez pas de mots de passe, de données sensibles ou de détails inutiles. Si plusieurs collaborateurs interviennent, appliquez la même convention de décompte et vérifiez les doublons. Un échange réalisé à deux peut demander une explication spécifique si les deux temps sont consommés. Faites apparaître les corrections de relevé comme des mouvements traçables plutôt que d’effacer silencieusement l’historique.
Prévenir avant l’épuisement du crédit
Choisissez un seuil interne d’alerte et examinez le travail restant, pas seulement le compteur. Avec une heure disponible et une demande estimée à trois heures, le dépassement est prévisible avant le début. Présentez alors le besoin, le solde et une proposition pour le complément ou la réduction du périmètre. Une alerte envoyée après la réalisation ne donne plus le même choix au client. Conservez la décision dans le dossier et mettez le registre à jour. Si plusieurs demandes arrivent simultanément, vérifiez leur consommation cumulée avant de confirmer les délais.
Rapprocher la facturation sans inventer un compteur automatique
Bilyo permet de présenter les lignes du forfait ou d’un complément, puis de saisir les paiements réellement reçus. Il ne remplace pas votre registre de crédit d’heures et ne décompte pas automatiquement les interventions. Conservez le relevé dans un outil adapté et joignez ou transmettez une synthèse selon le fonctionnement convenu. Avant un nouveau forfait, contrôlez le solde précédent et les travaux déjà couverts. Une heure consommée dans un crédit ne doit pas être refacturée à l’unité sans explication distincte. La revue périodique rapproche donc heures, documents et versements, tout en maintenant trois soldes clairement nommés.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.