Le calendrier ci-dessous est une proposition d’organisation. Il ne fixe pas vos obligations fiscales, les échéances contractuelles ni les dates imposées par un client.
Prévoir un contrôle court chaque semaine
Adaptez la fréquence à vos volumes. Une entreprise avec peu de documents peut regrouper certains contrôles ; une activité quotidienne peut avoir besoin d’un rythme plus rapproché.
| Moment proposé | Dossier à examiner | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Début de semaine | Travail terminé et étapes facturables | Documents à préparer identifiés |
| Milieu de semaine | Versements réellement reçus | Soldes mis à jour |
| Fin de semaine | Devis et factures en attente | Prochaine action définie |
Un exemple de revue mensuelle
Le contrôle mensuel complète les petites revues de la semaine. Il aide à repérer une facture oubliée, pas à certifier que votre comptabilité est complète.
[ ] Missions terminées comparées aux factures [ ] Brouillons relus ou remis en préparation [ ] Versements affectés aux bons documents [ ] Contestations et corrections isolées [ ] Récurrences du mois suivant vérifiées [ ] PDF et fichiers utiles transmis selon l’accord avec la fiduciaire
Automatiser ce qui est vraiment répétitif
Avec Plus ou Pro, Bilyo permet de configurer des factures récurrentes et des envois. Relisez les prestations, les destinataires et le mode d’émission avant activation. Un modèle mensuel ne doit pas continuer pour une mission terminée.
Le paiement bancaire reste manuel dans le suivi Bilyo. Programmez donc aussi un contrôle des fonds reçus avant les rappels ; une automatisation ne connaît pas un virement que vous n’avez pas enregistré.
Garder une prochaine action pour chaque exception
- Paiement non identifié : demander la référence.
- Facture contestée : vérifier l’accord et les pièces.
- Contact absent : confirmer le destinataire.
- Devis ancien : vérifier si le projet est toujours d’actualité.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.