Gardez le paiement à identifier dans votre suivi de travail jusqu’à ce que son affectation soit confirmée. Le montant seul n’est pas une preuve suffisante lorsque plusieurs factures correspondent.
Comparer plusieurs indices
Un montant peut régler plusieurs documents, ou seulement une partie d’un seul. Vérifiez aussi les opérations déjà saisies pour ne pas compter deux fois le même mouvement.
- Montant et date du virement.
- Nom du donneur d’ordre et libellé complet disponible.
- Factures et soldes ouverts du client possible.
- Échanges annonçant un règlement ou un paiement groupé.
Un total qui correspond à deux documents
Le rapprochement est plausible, mais une autre facture pourrait avoir le même montant. Conservez la réponse du client ou la preuve qui explique la répartition.
Facture A ouverte : CHF 320 Facture B ouverte : CHF 180 Virement reçu sans référence : CHF 500 Hypothèse à confirmer : A + B Après confirmation, deux affectations : CHF 320 et CHF 180, pas deux paiements de CHF 500.
Demander l’information manquante
N’envoyez pas l’ensemble de votre relevé bancaire pour poser cette question. Partagez seulement les éléments nécessaires au rapprochement avec le bon interlocuteur.
Bonjour [prénom], Nous avons reçu CHF [montant] le [date], avec le libellé [référence utile]. Pouvez-vous confirmer les factures concernées par ce règlement ? Merci pour votre aide, [signature]
Enregistrer la répartition confirmée
Bilyo utilise une saisie manuelle des paiements. Après identification, enregistrez chaque montant sur le document concerné et contrôlez les soldes.
Si l’affectation reste incertaine, gardez une tâche de vérification dans votre organisation plutôt que de solder arbitrairement une facture. Le relevé bancaire et le tableau de travail restent utiles au dossier.
Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.