À retenir

Un nouvel e-mail de facturation ne signifie pas automatiquement un nouveau payeur ou un nouvel IBAN. Confirmez chaque information séparément.

Faire confirmer le contact par un canal connu

Demandez au client le nom du service, l’adresse de réception et les références attendues. Pour une demande inhabituelle, utilisez le contact ou le numéro déjà connu de votre dossier.

Ne transmettez pas d’un seul coup toutes les pièces à une adresse non confirmée. Une demande de changement de compte bancaire doit être vérifiée séparément du changement de personne.

Un message de passation

Relisez les soldes avant d’envoyer cette liste. Si le client possède plusieurs sites, demandez si le nouveau contact reprend tout le dossier ou seulement un établissement.

Texte à adapter
Bonjour [prénom],
Pouvez-vous confirmer le destinataire à utiliser pour nos prochaines factures ?
Les documents ouverts à ce jour sont [références], pour un solde total vérifié de CHF [montant].
Les références de commande et l’entité de facturation restent-elles identiques ?
Merci,
[signature]

Mettre à jour ce qui prépare les prochains envois

Les informations d’une facture émise ne se réécrivent pas simplement parce que la fiche client change dans Bilyo. Une demande portant sur l’identité facturée doit donc être examinée à part.

  • Fiche client et e-mail de facturation.
  • Destinataires des messages en préparation.
  • Modèles et réglages des envois récurrents.
  • Dossier des factures déjà transmises et réponses attendues.

Vérifier la première transmission

Demandez une confirmation de réception du premier PDF envoyé au nouveau contact. Un état technique de livraison ne démontre pas que la bonne personne a repris le dossier.

Gardez l’ancien contact dans l’historique utile des échanges, sans continuer à l’utiliser pour les prochaines factures si le client a confirmé son remplacement.

Exemples fictifs. Pour les questions fiscales ou contractuelles propres à votre entreprise, consultez votre fiduciaire.