Duplicata de facture : renvoyer le document sans créer un doublon

Identifier le document demandé

Cherchez le client, la période et la référence. S’il existe plusieurs factures au même montant, ne choisissez pas simplement la première. Demandez le projet ou la date de prestation pour lever le doute.

Contrôlez aussi le règlement : une facture déjà payée peut être demandée pour une archive personnelle ou la comptabilité. Ce renvoi ne doit pas se transformer en relance.

Renvoyer une copie avec un message explicite

Supprimez la phrase sur le règlement si vous ne l’avez pas vérifié. Évitez un objet « facture impayée » pour une simple demande de copie.

Objet : Copie de la facture [référence]
Bonjour [prénom],
Voici à nouveau le PDF de la facture [référence] du [date].
Il s’agit d’une copie du même document, pas d’une nouvelle facture.
[Si vérifié : le règlement du [date] est bien enregistré.]
Belle journée,
[signature]

Si la demande porte aussi sur une correction

Un nom, un montant ou une prestation erronés demandent un examen distinct. Un duplicata reprend le document ; il ne corrige pas son contenu. Ne retouchez pas le PDF dans un éditeur en conservant silencieusement la même référence.

Gardez la demande et les pièces de correction avec l’original. Le Portail PME présente la traçabilité comme un élément de preuve des opérations.

Source : Portail PME : facturation et traçabilité.

Retrouver la copie dans votre espace

Le partage manuel du PDF reste possible avec Free. Si vous utilisez l’envoi Bilyo Plus ou Pro, relisez le message pour que le destinataire comprenne qu’il reçoit une copie.

• Ouvrez la bonne entreprise.
• Retrouvez la facture émise dans les documents.
• Téléchargez son PDF et comparez sa référence à la demande.
• Partagez la copie ; ne créez pas un nouveau brouillon par duplication.